Fakturakontroll med AI er en planlagt oppgave der en assistent leser forrige ukes leverandørfakturaer, sammenligner hver linje med leverandøravtalene og prislistene deres, og flagger det som ikke stemmer: dobbeltfakturaer, priser over avtalt nivå, manglende referanser og uventede leverandører. Den kjører hver mandag kl. 07:00 og sender en kort liste. Den bokfører ingenting og betaler ingen. En person går gjennom listen.
Hva den trenger å jobbe ut fra
| Kilde | Format | Hvor den som regel ligger |
|---|---|---|
| Forrige ukes leverandørfakturaer | PDF, eller en eksport i CSV eller Excel | En mappe i Google Drive eller et bibliotek i SharePoint, eller en eksport fra regnskapssystemet |
| Leverandøravtaler | En mappe med kontrakter | |
| Prislister | PDF, Excel | Samme mappe, eller vedlagt avtalen |
| Liste over godkjente leverandører | Et kort dokument eller regneark | – |
I Nrth OS får assistenten mappene én gang, de holdes synkronisert, og oppgaven skrives i én setning: «Gå gjennom forrige ukes leverandørfakturaer og flagg alt som ikke stemmer med avtalene våre.»
Hva den fanger opp
- Dobbeltfakturaer. Samme leverandør, samme beløp, samme eller lignende fakturanummer, innenfor noen få uker.
- Prisavvik. En enhetspris over det avtalen sier, eller en timepris som har endret seg uten ny avtale.
- Manglende referanser. Bestillingsnummer eller prosjektreferanse mangler der avtalen deres krever det.
- Ukjente leverandører. En faktura fra noen som ikke står på listen over godkjente leverandører. Noen ganger i orden, noen ganger svindel.
- Vilkår. Kortere betalingsfrist enn avtalt, eller gebyrer som ikke stod i avtalen.
Hva den ikke fanger opp
Den vet ikke om varene kom fram eller om arbeidet ble gjort. Den vet ikke om muntlige avtaler. Den kan lese en skannet faktura feil. Derfor viser resultatet kildene sine, og en person avgjør. Se på den som en svært nøye førsteleser, ikke som en godkjenning.
Slik ser resultatet ut
Eksempel, ikke et ekte resultat
Fakturakontroll · uke [n]. [n] fakturaer sjekket mot leverandøravtalene. To bør sees på: en mulig dobbeltfaktura fra [Leverandør A], og en pris over avtalt nivå fra [Leverandør B]. Resten stemmer. Detaljer og kilder ligger vedlagt.
Slik blir den bedre
Hvert resultat kan merkes Bra eller Dårlig. Ved Dårlig velger dere hva som var feil i en kort liste, og legger til en linje tekst. En tilbakemelding som «brukte feil filer» kan skrives inn i minnet til assistenten, og dere kan lese hver linje den skriver. Når en oppgave virker, gjør dere den til en ferdighet med ett klikk. Med flere assistenter kan tilbudsassistenten gjenbruke den samme kontrollen.
Hva det koster
Nrth OS viser et estimat før hver oppgave, varsler ved 80 % av kredittene og stopper ved grensen, så en dårlig uke ikke kan bli en overraskende regning fra oss. Prisene står på prissiden.